Primeros pasos con Zoho CRM - Crear clientes potenciales

Como indicamos en el post anterior, vamos a dedicar algunos posts a introducir el proceso de adquisición de clientes utilizando un sistema CRM, en este caso Zoho CRM Free Edition. Desde la web de Zoho CRM se puede contratar el servicio gratuito.

Registro en Zoho CRM

Aparece una pantalla como ésta, donde debemos identificarnos:

Aunque los títulos están en inglés, el formulario está en español y también la aplicación.

Pantalla de inicio en Zoho CRM

Una vez registrado, nos lleva a la pantalla de inicio, desde donde podemos empezar a trabajar:

Crear cliente potencial

La primera actividad será crear una entrada para un cliente potencial (en inglés, lead). Para eso pulsamos 'Crear Posible Cliente' en la zona de 'Posibles Clientes'. Y aparece un formulario para dar de alta la ficha:

Aunque hay muchos campos, no hay que asustarse, sólo hay dos campos obligatorios, marcados con asteriscos y en rojo, que son el nombre de la Empresa y los Apellidos del contacto.

Los otros campos permiten definir datos como la dirección de la empresas, teléfonos, página web, correo electrónico, etc. Algunos campos sirven para cualificar la empresa, saber cuál fue la fuente, a qué sector pertenece, si ya es cliente, etc. Algunos campos son desplegables, y esta es la parte que todavía no está traducida.

¿Cuántos campos se deben rellenar? En principio, cuanta más información recojamos, mejor. Pero nuestro tiempo es limitado, y si nos dedicamos a registrar mucha información que luego no podemos explotar, estamos malgastando el tiempo. Debemos recoger al menos la información de contacto y la información que nos permita segmentar a nuestros clientes.

Una vez creada la información, pulsamos Guardar y aparece una pantalla de consulta:

Desde esta pantalla podemos

• editar la ficha para corregir o añadir datos
• añadir notas
• definir actividades o tareas para hacer, como por ejemplo, enviar una oferta
• enviar y registrar correos electrónicos

No olvidemos que un sistema CRM nos va a permitir tener un repositorio donde almacenamos toda la información relativa a un cliente y las interacciones que tengamos con él, ya sean llamadas telefónicas, visitas, correos electrónicos, envío de ofertas, etc. Además si trabajamos en equipo, nos permite compartir esta información entre los miembros del equipo - por eso la funcionalidad de envío de correo, se trata de conseguir que los correos enviados a los clientes o posibles clientes estén accesibles para los otros miembros del equipo.

De momento, vamos a crear una segunda cuenta de cliente potencial, pulsando el botón de Nuevo Posible Cliente. Una vez realizado tendremos esta vista:

Esta vista es una especie de agenda donde rápidamente podemos localizar información clave de nuestros posibles clientes.

Informes en Zoho CRM

Con 2 registros podemos incluso comprobar qué pinta tienen los informes:

Seleccionamos Informes de Posible Cliente, haciendo click en el título se abre un desplegable con la lista de informes preconfigurados::

Y seleccionamos por ejemplo,Posibles Clientes por Sector y obtenemos un listado con campos de filtrado:

De nuevo vemos que la aplicación está parcialmente traducida, pero todavía quedan algunos títulos en inglés.

En la próxima entrada veremos cómo importar registros, por ejemplo de un fichero excel, o de un fichero CSV, como el listado de nuevas empresas.